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社内不正&対策マニュアル

具体的ルールで進める「不正防止」一経理部門編

中小企業では金額は少ないが、経営者の知らない間に業務上横領が行われています。特に、お金を管理する経理部で不正が発生する可能性が高く、その防止策を作ることは必須です。

経理業務を1人の社員に任せきりにしない

  1. 毎月、責任者会議を開き、月次の試算表の内容を検討する
  2. 経理や管理業務は複数人で分担して行う
  3. 現金や預金残高は、ほかの管理者が毎日チェックする
  4. 経理・管理業務は、2年程度で替わる

不正に厳しい企業風土を作る

  1. 閉鎖的な会社であると不正や横領が発生することが多くなります。中小企業において経理情報は公開されておらず、経理情報は、少数の人が把握しているのみ。閉鎖的な決算書は信ぴょう性までも低くなります。そのため、自社の決算書を社内の幹部に見せ、現在の経営状況を話し合えるようなオープンな企業風土に改善していく事も必要です。
  2. 社長が、1人の従業員に経理・財務の権限を与え、全幅の信頼を寄せていると不正や横領が発生することが多くなります。そのため、複数人が業務を分担していく事が重要なのです。
  3. 社長が、従業員の業務に対して、最小限のチェックしかしていないと不正や横領が発生することが多いのです。そのため、相互にチェックする体制を構築していく事も大切です。
  4. 社長から見て、従業員は極めて身近であり、「家族」のように思うことも多いものです。しかし、お互いの信頼関係があっても、就業規則や経理規程など、社内の各種規定を整備し管理するように努めなければなりません。

製品サンプル品を管理する

  1. 代金回収が不確定なサンプル代金を売掛金とは別に処理することはやむを得ないとしても、サンプル品の管理台帳を作成し、サンプル品の提供先、その代金の金額、値引きの金額を記載する。
  2. サンプル代金の請求書を作成し、入金は銀行振込とする。
  3. サンプル提供の方法をマニュアル化する。マニュアルには、無償で提供するサンプルの限度額、有償サンプルの範囲と取り扱い基準、顧客に対する販売促進とサンプル提供などについて記截する。

売掛金の回収管理者と営業担当者が情報を共有する

  1. 売掛金の回収条件に遅れている場合、遅れていることを営業または社長に報告するような仕組みを作る。
  2. 売掛金集計表や月次の決算書によって売掛金が増加した理由を分析し、社長や営業担当者の情報共有を図る。

経理をすべて経理部長任せにしない

  1. 取引を行っている銀行の預金、借入金など残高確認書を定期的に入手する。その際に、当座借り越し□座の残高も確認する。
  2. 社長は、銀行担当者と定期的に直接会う機会を作るようにする。数字に強くないと自覚している社長は、経理をすべて経理部長に任せがちである。経理は苦手と思っていると、経理部長の独走を許すことになる。
  3. 銀行取引残高(預金、借入金など)の残高証明書は、監査役が監査し、会計帳簿と一致していることを確認する。

約束手形を無断で発行できない仕組みを作る

  1. 仕入債務(買掛金)のうち、一部は約束手形を発行し、そのほかの買掛金は銀行振込とする。連動して業務が行われるように経理体制を作リ、勝手に手形の発行ができないようにする。
  2. 手形発行は、まず購買や仕入れといった債務の発生する部門から支払請求書を出し、それに基づいて支払担当者が約束手形の発行を依頼し、支払手形台帳に記載、上司の承認を得て発行するようにする。
  3. 手形の発行手続き担当の部門と社印の保管部門が異なるようにする。手形発行手続きは月に1回であり、社印を常に経理部長が持つ必要はない。手形の発行手続きは経理部で、社印の保管は総務部といった形にする。
  4. 社印の押捺は、手形発行者自身がするのではなく、社長の承認を受けた上、保管責任者がするようにする。手形発行の担当者任せにはしないことが重要である。

具体的ルールで進める「不正防止」一営業部門編

「不正のトライアングル」を排除する

動機

不正を行うための「動機・プレッシャー」があること。
他人と共有できない金銭的な問題を抱えている者は、業務上横領、窃盗などの不正を犯す可能性があります。
具体的には、借金、失業の危機、会社の倒産の危機があるような場合、不正を行う動機が存在するということになります。

機会

不正を行うことができる「機会」が存在すること。
当人が、信頼された自身の立場を利用すれば見つからずに問題を解決できると認識していることです。自分への信頼を悪用し、秘密裏に不正を行えば、発見される機会が低いと考えているのです。

正当化

不正を行うことが本人にとって「正当化」できること。
モラル意識が欠如し、その状況を利用しても問題ないと自らの行為を正当化していることである。
「社長が業務怠慢だから」「人事が不公平だから」などの理由をつけ、自分が不正を行っても、そのくらいは許されるだろうと自分で正当化するのです。

「動機」に関する問題点と不正対策

例えば、次のような企業風土は問題である。権限が社長、営業部長に集中しており、適切な職務分離がなされていない。また、ワンマン経営で閉鎖的な企業風土であり、社長の一存で人事評価、給与・賞与も決まってしまう。
この問題点を解決するためには、毎月、定期的な経営会議を開き、重要事項はその会議で決め、必要な情報は社員全員が共有できるようにすると効果的です。こうした取り組みで企業風土が変わり、不正の予防につながります。経営会議は、部長以上の数人を構成員にする。会社の経営状況が悪く資金繰りが厳しいというような状況でも、ある程度の経営情報を社員に知らせ、社員全員が一致団結してこの難局を乗り切ろうという企業風土を作ることが重要です。

「機会」に関する問題点と不正対策

会社の内部統制が不備で、売り上げ受注に対する審査機能が不十分であり、売り上げの計上、売掛金の管理などの業務も営業担当者が行っている状態は問題です。
この問題点を解決するために次のように変えていくと、内部統制が整備され、不正予防につながります。売り上げの計上、売掛金の管理などの業務は営業管理部門が担当し、営業担当者と職務の分離を行うのです。そうすれば、売掛金の回収が遅れ売掛金残高が増加していく状況を早期にチェックすることができ、架空売り上げの計上は不可能となります。
また、社長のワンマン経営により各部門の連携が不十分で、各部長間のコミュニケーションも不足していると、不正を早期に発見できません。定期的に経営会議を開催し、十分なコミュニケーションがとれるよう図れば、相互のけん制と情報共有につながります。結果的に、不正を行える「機会」を減らすことができるのです。

「正当化」に関する問題点と不正対策

上場会社が倒産し、粉飾決算が明らかになったとき、経営者および財務責任者の意識の中に、「会社のために粉飾をした」という正当化の理由があります。これは、コンプライアンス、法令順守意識の欠如を示しています。経営者の行った粉飾は、会社の延命にはなりますが、会社の再生にはなりません。自己の地位の保全目的に粉飾を行ったにすぎないのです。
営業担当者による架空売り上げの計上も同様の理由であります。このような問題を解決するためには、社長が「不正は絶対に許さない、内部続制の休制をしっかり確在させる」という姿勢を全社員に示す必要があります。そして、倫理規定や行動指針の策定を行い、全社員のコンプライアンス意識を高める必要があります。

営業部は経理部と連携して売掛金管理を行う

営業担当者による不正で多いのは、売掛代金を横領するパターンであります。このような営業担当者による売掛金横領を防止する方法として、次のようなことが考えられます。

現金による回収を避ける

売掛金を現金で直接回収することはできるだけ避け、銀行振込などで行うようにする。合わせて、売掛金回収が遅延している場合は、経理部から支払いの催促をする体制を徹底する。

領収書は連番を打って管理する

収書の最も簡単な管理は、あらかじめ領収書に連番を打っておくことである。領収書を担当者に渡す際は、何番から何番までの領収書用紙を渡したのかを記録しておく。回収担当者には番号順に領収書を使わせ、書き損じたら斜線を引き、台紙から切り離さず領収書控えと共にホチキス止めをさせるようにする。使い終わった領収書用紙はすべて経理部が回収する。

取引先に「残高確認状」を送付し経理部が回収する

取引先に対して売掛金の「残高確認状」を発行して、残高確認を行う。売掛金の回収担当者が使い込みを行っていた場合には、「残高確認状」の金額と会社の売掛金帳簿残高の金額に差異が生じることになる。
「残高確認状」を発送する際の注意点は、経理担当者が取引先に対して直接発送し、回収も直接行うことである。売掛金の回収担当者に「残高確認状」の発送・回収を依頼してしまうと、残高を改ざんする余地を与えることになる。

事務上のミスも防げる販売管理システムを作る

顧客が回答した売掛金残高の金額と会社の売掛金帳簿残高の金額に不一致(不突合)があったとしても、原因はすべて不正によるものではありません。人間が行うことだから、事務上のミスもあります。そのような事務上のミスを防止し、さらに仮にミスが発生しても発見できる体制が必要となります。
売掛金の不突合が生じる原因として、次のようなことが考えられます。

売掛金残高確認の結果、不突合となったら、その内容を社内で調査し、取引先と話し合い、たとえ時間がかかっても不突合を解消することが望ましいです。
不突合の原因は自社のみとは限らず、取引先の誤りである場合もあります。そのため、常に取引先との連絡を密にして、残高を確認することが必要です。
今後、構築すべき売掛金の不正を防止するための仕組みや制度として、次のようなことが考えられます。

交際費は利益から逆算して管理する

同業他社との顧客獲得競争やシェア拡大競争に勝つために、目本的慣行として、顧客ヘの接待も行わざるを得ないこともあります。しかし、近年の景気低迷の影響などもあり、各企業の交際費の予算枠は減少し、予算内での支払い厳守が要求されます。
こうした環境下で、「交際費の他社へのつけ回し」という不正は誰にも発見されず行われることが多いものです。「交際費の他社へのつけ回し」とは、下請け会社や取引先に対して自社の優位な立場を利用して、自分が使用した飲食代などの交際費の領収書を他社の担当者に回し、その代金を着服するものです。下請け会社の担当者は、その交際費を費用として処理することになります。これは、下請け会社のコストがその分増加していることを意味しているのです。
このような不正を防止するため、ゼロベース予算方式の採用が望ましいです。営業部門ごとに売り上げ、経費、利益の年間予算を提出させ、必要な経費は内容を精査した上で、認める。どんなに売り上げが上がっていても、それに見合わない経費を使っていれば意味がないため、交際費予算は厳密に管理する必要があります。
交際費金額の予算のみ管理していると、ほかの費用科目残高が増加し、その結果、利益が減少する結果となります。そのため、利益から逆算して管理する手法を採用すれば、交際費も適正な範囲に収まりやすくなるのです。

根本的に「社内共謀」ができない仕組みを作る

  1. 「商品の横流し」の防止策
  2. 「領収書の偽造」の防止策

具体的ルールで進める「不正防止」一購買部門編

仕入先選定の合理的な基準を定める

  1. 購買方式のルールを決定する
  2. 価格見積もり方法の標準化を実施する
  3. 仕入品価格の承認ルールを決定する
  4. 購買担当者の勤務状況などに留意する

基本的にリベートの受け入れをしない

  1. 基本的にリベートの受け入れを避ける
  2. リベートを実施する時は、契約書・覚書を作成する
  3. 仕入先の選定について複数の人がチェックする
  4. 仕入れ価格・数量決定について複数の人がチェックする
  5. 購買担当者のローテーションを行う
  6. 購買担当者の交際費予算を適正に設定する
  7. 内部監査の実施

在庫の横流しが生じない体制を作る

  1. 適切な棚卸しの実施と在庫の入出庫記録の作成
  2. 納入時、棚卸し時は第三者が立ち会う
  3. 倉庫への出入りを許可制にする
  4. 一括計上を禁止する
  5. 適正在庫を把握する

最後に、不正防止策を立案し運用しても、お金の不正が起こる可能性はあります。そこで、不正が起きたときの対策も決めておく必要があります。社長の一存で従業員を懲戒処分するのではなく、就業規則に懲戒処分について定めておくべきです。
具体的には、以下の4つを懲戒処分として就業規則に定めておくとよいでしょう。

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